1059/2024 - Pns - Secretário - Escolar/Acadêmico (Senai Querência/Mt)

Job description

Estamos comprometidos com o crescimento da indústria em Mato Grosso, fomentando um ambiente econômico forte e competitivo.
O nosso propósito é representar as demandas do setor industrial e atender as necessidades de inovação, formação tecnológica, qualificação profissional, saúde, segurança e qualidade de vida do trabalho, dentre outras.
Nós estamos presentes em Cuiabá, Várzea Grande, Rondonópolis, Cáceres, Nova Mutum, Lucas do Rio Verde, Sorriso, Sinop, Alta Floresta, Aripuanã, e Barra do Bugres, pelo futuro da indústria e do trabalho.
Isso é o que somos e estamos em busca de profissionais apaixonados por novos desafios!
O seu talento é muito importante para o Sistema Fiemt.
Venha fazer parte do nosso timaço.
Caso você não preencha os requisitos da atual vaga, não se esqueça de fazer o cadastro no nosso banco de talentos.
Será um prazer construir o futuro com você ao nosso lado!

Main responsibilities

Organizar rotinas de procedimentos internos da Secretaria (escolares, acadêmicos e administrativos);
Planejar, coordenar, controlar e supervisionar as atividades da secretaria escolar;
Assistir a direção e gestão em serviços técnico-administrativos;
Cumprir a legislação educacional vigente e o Regimento Escolar/Acadêmico da Instituição;
Planejar, organizar e manter atualizada a escrituração escolar/acadêmica, arquivos, normas, diretrizes, legislações e demais documentos relativos ao funcionamento da Unidade/Escola/Faculdade;
Orientar e instruir demais profissionais nos processos pertinentes as atividades da secretaria escolar/acadêmica;
Prestar informações, levantar e fornecer documentos solicitados em processos inerentes a secretaria escolar/acadêmica, observando normas e respeitando os limites e restrições institucionais; preservando o sigilo profissional;
Conferir e analisar documentos para efetivação de matrícula, submetendo-os à apreciação do gestor/diretor;
Emitir e assinar documentos escolares, juntamente com gestor/diretor, de acordo com a legislação vigente, compartilhando a responsabilidade pela veracidade do fato escolar/acadêmico;
Atender a comunidade escolar prestando orientações, informações e dados inerentes a sua área de atuação/competência, observando normas e respeitando os limites e restrições institucionais; com cordialidade, presteza e eficiência;
Utilizar o sistema de informação definido pela instituição para registro da escrituração escolar/acadêmica;
Manter atualizados os dados no sistema de informações para emissão da documentação escolar/acadêmica;
Escriturar rotinas de segurança das informações por meio dos recursos de informática;
Orientar, treinar e supervisionar demais profissionais atuantes na secretaria escolar/acadêmica;
Prestar as informações relativas ao Censo Escolar/Acadêmico;
Dirigir veículos da Instituição para realização de trabalhos externos, quando necessário;
Praticar os demais atos necessários ao desenvolvimento das atividades da Secretaria Escolar inerentes à sua função;
Comparecer, quando convocado, às reuniões dos colegiados, secretariar e lavrar as respectivas atas;
Abrir e encerrar os termos referentes aos atos escolares, submetendo-os à assinatura do Diretor Escolar/Acadêmico;
Organizar os arquivos e prontuários dos alunos e professores, para atender prontamente pedidos de informação ou esclarecimentos de interessados ou direção;
Publicar, de acordo com o regimento escolar/acadêmico, o quadro/boletim de notas, aproveitamento de provas, dos exames e a relação de faltas, para o conhecimento de todos os interessados;
Prestar atendimento as partes interessadas e relacionadas, sempre que solicitado;
Elaborar e apresentar a Diretoria Acadêmica, ao final de cada semestre, relatório de aproveitamento dos alunos, relação de alunos em dependências e adaptações separados por curso, termo e disciplinas;
Recepcionar a Supervisão da Representação do MEC, mantendo a Diretoria Acadêmica permanentemente informada sobre assuntos tratados;
Manter permanente articulação com a tesouraria informando de todos os atos que lhe implicam, tais como, trancamentos de matrícula, transferências e informar-se dos casos de inadimplência;
Receber e orientar os alunos e o público em geral quanto aos procedimentos escolares/acadêmicos e administrativos;
Implantar e manter arquivos atualizados dos registros escolares/acadêmicos;
Estudar, informar e deferir (ou indeferi) processos de caráter exclusivamente escolares/acadêmicos;
Exercer as atividades de protocolo e arquivo da Instituição, recepção e registro da entrada de documentos, sua distribuição interna, controle do andamento e posterior arquivamento;
Divulgar periodicamente, os procedimentos legais e regimentais referentes à matrícula, substitutivas, transferências e trancamento, dentre outros;
Distribuir, recolher e conferir os diários de classe, mantendo controle de sua guarda na Instituição;
Acompanhar os registros de presença e ausência nos diários de classe e manter a Diretoria Escolar/Acadêmica e os Coordenadores de cursos informados a respeito;
Registrar nos diários de classe o trancamento e o cancelamento de matrícula de alunos;
Fornecer à Diretoria Escolar/Acadêmica e aos demais coordenadores/assessores, dados estatísticos da evolução do processo de ensino-aprendizagem das evasões, segundo instrumentos específicos e prazos neles definidos;
Divulgar nos prazos fixados no calendário Geral os resultados das avaliações de substitutiva;
Manter atualizado os dados da Instituição nos sistemas informatizados disponibilizados pelos órgãos representativos e de fiscalização;
Organizar o setor da Secretaria com procedimentos de acordo com o Regimento Interno da Escola/IES e Legislação vigente;
Organizar o período de avaliação/provas (calendário de provas, lista de presença, relatórios e publicação de resultados);
Ser responsável pelos procedimentos do processo seletivo (editais, provas, relatórios de Classificação e Matrículas;
Exercer outras atribuições inerentes ao Secretário Geral e aqui não relacionadas;
Responder pelas atribuições do Setor da Secretaria Geral;
Assinar declarações, atestados, guias de transferência e, em conjunto com a Diretoria Escolar/Acadêmica o Histórico Escolar e o Diploma dos alunos;
Recepcionar as pessoas que se dirigem à unidade, tomando ciência dos assuntos a serem tratados para encaminhá-las ao local conveniente ou prestar-lhes as informações desejadas;
Coletar e guardar documentos legais de alterações, credenciamento, autorização, reconhecimento e recredenciamento de cursos e suas respectivas publicações;
Guardar adequadamente livros de atas de todos os órgãos colegiados da Instituição (Conselho Superior; Congregação, Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão, Coordenações dos cursos, Comissões Especiais, Diretório Acadêmico etc.
);
Guardar e tramitar adequadamente livros, protocolos e relatórios de entrada de requerimentos, transferências expedidas e recebidas, adaptações, dependências, trancamentos, cancelamentos, aproveitamento de estudos; arquivos correntes (requerimentos ordinários, comprovantes de matrículas, cópias de contratos, comprovantes de atos extraordinários);
Manter em arquivo, planos de ensino de cada semestre;
Coletar e guardar adequadamente documentos de presença discente (diários de classe) e docente (registros de ponto) e modos de disponibilização para representações do MEC;
Montar e guardar prontuário e documentação docente e discente;
Realizar a impressão dos certificados dos alunos concluintes de turmas no âmbito dos convênios firmados com departamento regional e alunos;
Realizar os trabalhos referentes a Secretaria Escolar e o Atendimento ao Público;
Efetuar o processo de matrícula dos novos alunos, conforme propostas;
Realizar os lançamentos das frequências e notas dos alunos dos cursos;
Realizar outras atividades correlatas da unidade de lotação.

Requirements and skills

Formação Acadêmica
Ensino Superior Completo em Pedagogia, Letras, Administração ou áreas afins.
Desejável pós graduação em Gestão de Processos
Experiência
Desejável experiência na função
Conhecimentos Específicos:
Redação própria e fluência verbal;
Raciocínio lógico e noções de estatística e matemática financeira;
Conhecimento de rotinas administrativas e operacionais da área de atuação;
Conhecimento de legislação e normas técnicas da área de atuação: planejamento e administração;
Domínio de aplicativos e sistemas informatizados da área de atuação: Word, Excel, Outlook e utilização de banco de dados.
Outros Requisitos
CNH B: Indispensável
Disponibilidade para trabalhar final de semana: Indispensável
Disponibilidade para viajar: Indispensável

Additional information

Informações de contratação:
Contrato CLT.
Salário: R$

3.597,36
Carga Horária: 40h semanais, com banco de horas.
Horário de Trabalho: Matutino/Vespertino - Das 8h00 às 18h00
Município de trabalho: Querência–MT
Benefícios:
Plano de Saúde;
Plano Odontológico;
Plano de Previdência Privada;
Seguro de vida em grupo;
Serviço de Apoio Psicossocial, Financeiro e Jurídico;
Vale-transporte;
Vale-refeição/alimentação.

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