DESCRIÇÃO SUMÁRIA
Executar serviços de apoio administrativo à gestão de projetos, atender fornecedores/clientes, organizar as atividades gerais da área e assessorar o seu desenvolvimento.
RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES
- Acompanhar as demandas de atividades dos projetos e distribui-las para execução por Assistentes Administrativas de Projetos, identificando prioridades e garantindo o atendimento adequado de cada projeto;
- Alinhar com gestores os padrões para acompanhamento e emissão de novos projetos, para garantir um fluxo ágil e eficiente dos documentos e o controle eficaz das atividades em andamento;
- Emitir relatório semanal de atividades previstas x realizadas, através da análise dos dados referentes ao desenvolvimento dos projetos, assegurando informações atualizadas aos gestores envolvidos;
- Elaborar relatório mensal de progresso dos Projetos e acompanhar os boletins de medição, visando apoiar o processo de previsão faturamento;
- Elaborar apresentações, atas de reunião e formatar documentos, de acordo com normas específicas, garantindo o padrão de qualidade dos documentos da empresa;
- Realizar o processo de emissão de documentos de projeto em sistema próprio, observando as etapas de emissão e registros em carimbos dos mesmos, para que sejam enviados ao cliente corretamente e em tempo hábil;
- Controlar e acompanhar emissões de documentos, atualizando os dados em planilhas e sistemas a fim de manter/gerar histórico de documentos enviados ao cliente;
- Elaborar planilhas para controles internos de projetos e/ou relatórios, lançando dados pertinentes aos projetos que acompanha, permitindo acompanhamento fidedigno dos resultados;
- Atender os setores clientes prestando suporte administrativo, tais como: arquivos, registros, controles administrativos, a fim de garantir maior agilidade no andamento dos processos;
- Providenciar cópias e digitação/digitalização de documentos, de acordo com a solicitação do seu superior imediato, facilitando as atividades da área atendida;
- Apoiar nas atividades de recepção de visitantes sempre que necessário, a fim de manter o bom atendimento no escritório;