Acompanhar e executar tarefas relativas à recepção, controle e organização de arquivo, anotações, agenda de compromissos, reuniões, preparação de materiais e demais atividades de suporte administrativo Checar emails do dia e priorizar os de maior importância; Controlar o recebimento de notas fiscais e orçamentos alimentando o sistema Arkmeds; Redigir correspondências, tais como cartas, memorandos, ofícios, convites e demais documentos, conforme solicitação; Controlar os recados e repassar para quem é de direito; Providenciar o envio e recebimento de malotes quando necessário; Providenciar o envio de equipamentos e acessórios para manutenção externa conforme fluxo estabelecido; Arquivar informações e documentos, zelando pelo arquivo físico e informatizado do setor, procurando mantêlo bem organizado, facilitando eventuais consultas quando solicitadas pelo superior imediato; Recepcionar as pessoas que se dirigem ao setor, colhendo e prestando informações, procurando encaminhálas a pessoa de contato ou ao responsável pelo assunto; Controlar e organizar a agenda do responsável pela área, verificando e informando com antecedência os compromissos marcados, visando ter tempo hábil para efetuar qualquer mudança na programação quando necessário; Realizar e receber chamadas telefônicas, visando filtrar as informações, se inteirando do assunto e pessoas procuradas, de modo à somente repassar ligações telefônicas quando devidamente autorizada; Preparar as salas de reuniões sob sua responsabilidade para receber visitas, clientes e/ou fornecedores, solicitando a limpeza das mesmas e a disponibilização de lanche, água e café, sempre que necessário; Receber ligações de usuários e abrir chamados de OS (ordem de serviço) para Engenharia Clínica categorizados como emergência. Acionar os técnicos para atendimento das demandas; Alimentar corretamente o sistema Arkmeds quando necessário; Providenciar a entrega de documentos aos setores devidamente protocolado quando necessário; Solicitar orçamento junto ao fornecedor para aquisição de assessórios ou peças médicohospitalares; Cobrar orçamentos junto ao fornecedor garantindo que as demandas não fiquem travadas por falta de andamento; Repassar orçamentos para aquisição de assessórios ou peças médicohospitalares, para aprovação do superior imediato e gerência da área. Nos casos de equipamentos de grande porte e/ou maior valor encaminhar para aprovação da diretoria; Entrar em contato com o fornecedor para solicitar a entrega do equipamento, após a aprovação do orçamento; Receber equipamento e nota fiscal entregues pelo fornecedor; Realizar o envio e recebimento de equipamentos para outras unidades conforme fluxo definido; Controlar e garantir abastecimento de estoque de itens e materiais utilizados no dia a dia, realizando a retirada dos mesmos no almoxarifado quando necessário; Fazer a planilha de controle de notas fiscais, com o nome da empresa, número da nota fiscal, descrição do equipamento, valor do equipamento; Assegurar o cumprimento da legislação e normas internas, relativas à Segurança no Trabalho, exigir execução das atividades de acordo com padrões de qualidade prédefinidos bem como garantir a integridade do patrimônio físico da instituição por parte dos colaboradores; Apoiar o superior imediato em assuntos inerentes à sua área de atuação, apresentando e discutindo soluções para problemas e irregularidades, a fim de subsidiar a definição de ações a serem adotadas e auxiliar na busca pela melhoria contínua dos processos da área; Participar ativamente das atividades do setor, treinamentos, reuniões e orientação quando demandado; Observar as normas de segurança, controle ambiental e outras internas e/ou a legislação, pertinentes às suas atividades; Executar outras tarefas similares às acima descritas a critério do gestor Formação Acadêmica: Não informado Salário: A combinar Cargo: Analista administrativo Empresa: Hospital São Francisco de Assis Hospital geral. Ramo: Saúde/ Hospitalar (DD)
