**Descrição**:
- Prestar atendimento aos clientes internos, externos e a todos os parceiros relacionados;
- Organização de agenda, contatos telefônicos, reuniões presenciais, videoconferências,
viagens e eventos promovidos, entre outras atividades requeridas;
- Acompanhar a entrada e saída de documentos, preparar respostas para assinatura e
seguimento no Siscor;
- Providenciar a logística de missões (internas) em todas as suas fases: antes, durante e depois (Sede e Representação);
- Organizar os eventos relacionados aos projetos/visitas/reuniões: salas, equipamentos, serviços de alimentação, traslados, lista de participantes, lista de presença, confirmações de participação, materiais, etc.
;
- Encaminhar ao Setor Administrativo todos os pagamentos advindos de projetos, eventos e quaisquer que existam, atendendo aos procedimentos de compras corporativas e políticas vigentes;
- Manter organizado os espaços de trabalho e a documentação (física e/ou virtual) sob a sua responsabilidade e garantir que os recursos materiais necessários às atividades do trabalho estejam disponibilizados;
- Recepcionar os participantes de eventos ou reuniões;
- Atuar junto à agência de viagens, na qual o BID mantenha contrato, em todo o trâmite
relativo a viagens: solicitação/alteração/cancelamento de passagens, hospedagens, nacionais e internacionais;
- Preparar os relatórios de prestações de contas de viagens nacionais e internacionais e manter o follow up do processo para que todo o ciclo de pagamento seja devidamente encerrado;
- Traduzir ou revisar pequenos documentos PORTUGUÊS>ESPANHOL>INGLÊS quando necessário;
- Preparar documentação (memorando) para envio à SEDE/Washington, bem como documentos a serem encaminhados para os Correios (SEDEX) e/ou MALOTE quando solicitado;
- Distribuir e monitorar correspondências internas e externas, bem como encaminhá-las a outros setores;
- Acompanhar junto ao Departamento Legal o envio das Cartas-Convênios para impressão e encaminhamento aos executores para assinatura dos Representantes Legais;
- Preparar documentos relacionados aos pagamentos de convidados, bem como Carta Acordo-Convite;
- Emitir relatórios de interesse da Representante quando solicitado;
- Atualizar o mailing list e todos os contatos da Representante;
- Durante o processo de Relocation de funcionários internacionais (entrada/saída do país) ou desligamento de funcionários, responsabilizar-se pela organização do espaço de trabalho, bem como descarte e redirecionamento de materiais, documentos e livros;
- Operar todos os sistemas BID que estejam relacionados às atividades desempenhadas: SISCOR, CBRDOCS/IDBDOCS, OPUS (consultas), OPMAS (consultas), CONCUR (autorização de viagens e prestação de contas), SELF SERVICE (abertura de ticketsolicitação de serviços e de equipamentos para reuniões), TMS (self booking) e aqueles que estejam vigentes à época;
- Gerar saídas de CBR's (número do ofício do banco) no SISCOR em formatos diversos: carta, fax, memorando;
- Preparar relatório mensal de eventos e encaminhar a Recepção para os devidos controles estatísticos.
**Requisitos**:
- Graduação ou Técnico em Secretariado Executivo, Administração ou qualquer curso de graduação desde que comprovada experiência na área da função;
- Anos de Experiência Profissional Comprovada: mínimo de 2 anos;
- Idiomas: Português e mínimo espanhol fluente.
Desejável inglês será um diferencial;
- Áreas de especialização: secretariado e assessoria de executivos, organização de eventos;
- Informática: Pacote Office avançado (uso de todas as ferramentas do Outlook e Office).
- Habilidades e competências: comprometimento, análise e solução de problemas, organização e planejamento, orientação para o cliente, foco em resultados, relacionamento interpessoal, comunicação assertiva, dinamismo, flexibilidade, energia para o trabalho, aprendizagem prática, pro atividade.
**Benefícios**:
Vale-alimentação, Vale-transporte