Atuar como **suporte administrativo** nas áreas financeira e administração geral, com foco no descritivo a seguir:
- Manutenção e controle da frota:
- Realiza monitoramento e rastreamento de veículos próprio, a fim de controlar o custo das frotas.
- Auxilia na administração de combustíveis e na gestão de consumo;
- Controlar a regularidade da documentação dos veículos, multas e infrações, adotando as
medidas necessárias para a conformidade documental.
- Manutenção dos veículos: garantir que todos os veículos da empresa estejam em boas condições de funcionamento. Isso inclui coordenar manutenções prevenvitvas regulares e as corretivas, providenciarndo os reparos, quando necessário;
- Limpeza dos veículos: Garantir cronograma de limpeza para a boa conservação dos veículos;
- Gerenciamento de Registros: manter um registro detalhado de todas as informações relativas aos veículos da firma, como quilometragem atual, consumo de combustível e histórico de manutenção;
- Coordenação dos motoristas: responsável por coordenar os motoristas da empresa, garantindo que eles estejam nos locais certos nas horas certas e cumprindo todas as regras e regulamentos da organização e da legislação de trânsito, controlando o cumprimento do roteiro de viagem com o rastreador do veículo;
- Preenchimento de KPIs que envolvem este processo.
- Viagens e Prestação de Contas de Colaboradores - Despesas de Viagens e adiantamentos diversos:
- Fazer reservas de viagens;
- Controlar e conferir despesas de viagens, seguindo os normativos do setor;
- Manutenção e melhoria Predial:
- Gerenciar abertura, fechamento e controle de ordens de serviços de manutenção predial;
- Relata sobre as necessidades de manutenção de cada tipo de bem;
- Solicita o material necessário para os reparos e consertos.
- Pesquisar fornecedores em potencial e realizar orçamentos;
- Solicitar aprovação de orçamentos e solicitações de compras;
- Cadastrar fornecedores no sistemas;
- Acompanha tarefas de manutenção, consertos e reparos na sede ou outras unidades;
- Atua em conformidade com as orientações superiores e normativos internos;
- Preenchimento de KPIs que envolvem este processo.
Atividades gerais de apoio administrativo do seu setor:
- Auxiliar a elaboração de relatórios, planilhas, planejamentos e programações da organização;
- Providenciar os trâmites para pagamentos e ressarcimentos, utilizando sistemas e planilhas, seguindo
normativas e procedimentos internos;
- Manutenção de documentos digitais ou fisícos: Registrar entrada e saída, selecionar, encaminhar para as pessoas e setores corretos, conferir e realizar os procedimentos conforme estabelecido, assim como arquivá-los e ordená-los.
- Registro de informações: Confeccionar e alimentar planilhas e sistemas conforme orientação e dados coletados. Efetuar cálculos e análises de acordo com as informações solicitadas.
- Acompanhar processos administrativos**:Verificar prazos** e vencimentos de notas fiscais, contratos e documentos em órgãos públicos.
- Suporte ao almoxarifado de materiais de escritório e de uso e consumo: Controlar entrada e saída de materiais, efetuar a solicitação de produtos conforme requerimento, realizar a cotação de produtos e serviços, conferir materiais solicitados e notas fiscais emitidas.
- Auxiliar os departamentos e filiais quanto aos procedimentos, regras e normas pertinentes às
responsabilidades do setor;
- Identificar possíveis problemas, erros relacionados aos procedimentos de trabalho e atividades e
reportar aos responsáveis, de modo a facilitar a identificação das causas e resolução;
- Elaborar, quando necessário, memorandos, atas, minutas e ofícios, relacionados às atribuições e responsabilidades de seu
setor;
- Elaborar, quando necessário, apresentações utilizando ferramentas do Pacote Office, como por
exemplo Excel e PowerPoint ou outros meios tecnológicos;
- Apoiar o seu setor em oturas atividades, quando se fizer necessário, sob orientação do gestor da área.
**Sofit Skills**:
- Boa capacidade de comunicação;
- Ética;
- Empatia;
- Cordialidade;
- Resiliência;
- Flexibilidade quanto às mudanças de tarefas;
- Paciência para lidar com pessoas de diferentes personalidades;
- Organização;
- Criatividade;
- Pró-atividade;
- Senso de liderança.
**Hard Skills**:
- Aptidão com números e cálculos;
- Dominio do pacote office, especialmente Excel de nível intermediário a avançado;
- Conhecimento/Experiência em processos administrativos de Manutenção Predial;
- Experiência com controle de notas e contato com fornecedores.
**Requisitos**:
- Residir em Imbituba ou região;
- Curso Tecnólogo ou Graduação.