VISÃO GERAL: O candidato ideal é alguém com forte habilidade para multitarefa e para trabalhar sob pressão. Deve manter um nível extremamente alto de confidencialidade e ser capaz de mudar de tarefas/responsabilidades rapidamente. A posição é 70% voltada para negócios e 30% para assuntos pessoais. O candidato deve ter experiência em uma função semelhante, apoiando executivos de nível C-level, gerenciando um escritório e uma vida pessoal muito (muito!) ocupada para o CEO, seus parceiros de negócios e sua família. O candidato deve ser capaz de se apresentar e se comunicar em nome dos Parceiros e, portanto, refletir profissionalismo em sua fala, escrita e comunicação em alto nível, bem como sua aparência pessoal e vestimenta devem representar os parceiros sem pretensão ou arrogância com os outros. Deve estar confortável em trabalhar em um ambiente criativo e acelerado, com experiência em interagir com profissionais de alto nível e da indústria com confidencialidade e profissionalismo. Proativo e antecipatório às necessidades do CEO; sempre um passo à frente com forte atenção aos detalhes, anotando tudo e verificando o trabalho três vezes, muito atento e capaz de oferecer um pensamento orientado para soluções. Alta inteligência emocional (EQ), agradável e amigável, gosta de rir, mas sabe quando é hora de trabalhar. Os Parceiros e sua equipe viajam com frequência; é necessário estar no controle de todos os itinerários de viagem, desde o transporte terrestre até o aéreo, passando por hotel e reuniões, sem deixar nenhum detalhe escapar. RESPONSABILIDADES: Administração Pessoal: Manter uma lista semanal de tarefas com orientação do CEO e dos outros Parceiros, ajudando proativamente a cumprir todas as tarefas dentro dos prazos. Levar o CEO e os Parceiros a reuniões, prepará-los para as reuniões, etc., conforme necessário, e fornecer suporte em tempo real conforme instruções. Agendar e acompanhar todos os compromissos, reuniões da agenda social e confirmações de presença (RSVPs). Coordenar com outros funcionários para garantir que os horários funcionem sem problemas e que as listas de convidados sejam desenvolvidas e mantidas com precisão. Realizar tarefas pessoais conforme solicitado, incluindo, mas não se limitando a, pegar café/almoço, realizar tarefas pessoais, buscar roupas na lavanderia, etc. Apoiar os representantes do CEO com as tarefas acima, conforme necessário. Gestão da Casa: Acompanhar e manter o estoque da casa, fazer pedidos, reabastecer suprimentos e atualizar/manter todos os detalhes no manual da casa. Manter e supervisionar os relacionamentos com todos os fornecedores da casa, incluindo a busca de novos fornecedores conforme orientado, manter o calendário da residência e coordenar todas as nomeações de fornecedores e visitantes. Apoiar eventos no local, incluindo gerenciamento de fornecedores e coordenação de fornecedores para reuniões sociais, eventos privados, jantares, almoços e churrascos. Funções Empresariais e Outras: Gerenciar uma agenda/diário movimentado e em constante mudança – tanto profissional quanto pessoal. Organizar reuniões, produzir agendas, documentos, papéis e redigir atas. Organizar viagens internacionais e nacionais e produzir itinerários (vistos, transfers, hotéis, restaurantes, etc.). Organizar presentes e experiências para clientes, quando solicitado. Realizar reconciliações de despesas de maneira precisa e em tempo hábil. Interagir diretamente com clientes de alto perfil, marcar reuniões para clientes e ser um ponto de contato para clientes. Cobrir funções de outros membros da equipe, conforme necessário. Trabalhar em estreita colaboração com a equipe para garantir o bom funcionamento do departamento e gerenciar as expectativas das partes interessadas. Presentes: Comprar presentes para parceiros de negócios conforme instruções do CEO ou seus representantes, coordenar com o assistente executivo (EA) ou outros representantes em relação aos presentes de fim de ano da empresa e acompanhar/coordenar todas as entregas. Viagens: Reservar e coordenar viagens pessoais, transporte e acomodações para o CEO e fornecer um itinerário detalhado de viagem, mantendo um alto nível de organização com a capacidade de ajustar rapidamente conforme necessário ou orientado. Despesas: Possuir e manter relatórios de despesas para todas as despesas pessoais e realizar reconciliações mensais. HABILIDADES E EXPERIÊNCIA: 7+ anos de experiência em posição de PA/EA de alto volume apoiando um executivo de nível C-level. 1-2+ anos de experiência em gestão de casa, necessário. Capacidade comprovada de seguir instruções, ajustar-se a mudanças rápidas e resolver problemas de forma ponderada no momento, mantendo uma postura positiva e profissional, necessário. Capacidade comprovada de manter a confidencialidade e usar o máximo de discrição em todas as situações, necessário. Capacidade de colaborar efetivamente com outros funcionários e delegados dos Parceiros, conforme necessário. Conhecimento do Brasil, Estados Unidos e Europa e áreas ao redor, necessário. Foco extremo nos detalhes e em manter fluxos de trabalho e agendas organizados, necessário. Carteira de motorista válida e transporte confiável, necessário (quilometragem reembolsada). Deve falar fluentemente inglês e português. Deve ter visto para os EUA. DETALHES ADICIONAIS: Esta é uma função PJ, com expectativa de trabalho de segunda a sexta-feira, e disponibilidade flexível após o horário comercial e nos fins de semana, conforme necessário. Benefícios financeiros adicionais e/ou outros, dependentes do nível e da posição oferecidos, podem ser aplicáveis.
