O (A) Auxiliar Administrativo (a) apoia as áreas de recursos humanos, departamento pessoal, administração, finanças e logística; atendem fornecedores e clientes; tratam de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos.
**1- Atividades Principais**
A- Atendimento ao cliente e fornecedores, recepcionando os usuários dos serviços da organização, como fornecedores e prestadores de serviços.
Intermediar contatos.
Coletar dados.
C- Revisar documentos de escritório, como faturas e relatórios.
Elaborar e conferir cálculos e planilhas.
E- Agendar e coordenar reuniões profissionais, entrevistas e compromissos, reservando de salas de conferência e outros locais de reunião.
F- Manter um calendário e coordenar o fluxo de trabalho e reuniões;
G- Preparar pautas de reuniões de forma a maximizar a eficiência do tempo;
H- Manter a organização do escritório e resolver quaisquer problemas ou pendências.
I- Solicitar materiais em falta e manter o estoque, executando serviços auxiliares de controle de estoque, registrando-os no sistema; Solicitar compra de materiais, pesquisar preços, solicitar materiais junto aos fornecedores, conferir material, elaborar lista de entrega de material.
J- Realizar pesquisas gerais e fornecer informações e recomendações.
K- Preparar apresentações, documentos e outros relatórios.
L- Fazer o correto preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos.
M- Efetuar os registros de receitas e contas a pagar.
N- Emitir notas fiscais.
O- Criar ofícios e memorandos sendo responsável pela elaboração da minuta de relatórios financeiros, os quais serão posteriormente consolidados pelo departamento contábil, também.
P- Apoiar o DP/RH durante toda a jornada do funcionário.
Q- Assessorar os gestores com questões práticas da rotina de trabalho.
R- Realizar prestação de contas.
S- Elaborar agendas.
T- Reservar hotéis e passagens aéreas.
U- Acompanhar notificações de não conformidade.
V- Preencher fichas de movimentação de pessoal, solicitar informações cadastrais, auxiliar no controle de pessoal (afastamentos, férias, horas extras etc.
), solicitar documentos, orientar os funcionários, executar procedimentos de recrutamento e seleção, auxiliar na avaliação de pessoal.
X- Organizar o setor.
Dar apoio operacional para a elaboração de manuais técnicos.
Controlar a execução de serviços gerais.
Z- Apoiar os CEOs executando serviços de apoio nas áreas de Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Administração, Finanças e Logística.
**2- Desenvolvimento e Cultura**
A- Participar de reuniões sempre quando solicitado.
B- Participar de treinamentos técnicos.
C- Ler e aplicar os códigos internos descritos no Manual de Integração e Regulamento interno.
E- Participar de reuniões de feedback.
F- Demonstrar capacidade de observação e iniciativa.
G- Demonstrar capacidade de empatia.
H- Demonstar capacidade de organização e negociação.
I- Transmitir credibilidade.