Rio de Janeiro, Brazil | Postado em 06/01/2025
A Spassu Tecnologia está com oportunidade para Auxiliar de Documentação!
Descrição:
Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.
Principais Responsabilidades:Executar atividades de arquivo técnico;Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico;Preparar documentação para guarda externa;Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle;Estruturar arquivo técnico;Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso do cliente;Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades do cliente;Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;Digitalizar documentos por demandas pontuais;Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas do cliente;Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;Conferência da documentação recebida;Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas);Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.RequisitosEscolaridade Mínima:
Ensino Médio completo.Experiência Mínima:
Desejável 5 anos de experiência em atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental;Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.
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