Pessoa Assistente Administrativa (Gestão Da Informação)

Requisitos e Habilidades:           Formação universitária completa, preferencialmente em Secretariado Executivo, Administração e/ou área afins;Experiência comprovada em trabalhos como secretário(a) executivo(a), preferencialmente em embaixadas ou em organizações internacionais;Fluência em Português e Inglês (escrito e oral), com excelente capacidade de redação e habilidade de expressão formal.Fluência em Espanhol (escrito e oral) será classificatória;Experiência com procedimentos administrativos e logísticos;Experiência na organização de eventos (pequeno, médio e grande porte);Bom conhecimento prático de informática: Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams, Power Point), Internet, SharePoint e IBM Lotus;Visto de trabalho válido para trabalhar no Brasil.Disponibilidade para viagens profissionais no Brasil e exterior; O que nós estamos procurando:Respeito aos direitos humanos, à diversidade cultural, à diversidade de gêneros, às diferentes orientações sexuais e à igualdade de oportunidades;Compromisso de abraçar nossos princípios fundamentais, além da construção de confiança, responsabilidade, comunicação, compaixão, integridade, liderança e resiliência;Interesse e apreciação pelo uso e manuseio de ferramentas de informática;Entusiasmo para trabalhar de forma colaborativa em equipe e com pessoas de diferentes culturas;Excelente capacidade de gestão de tempo, definição de prioridades e análise dos fluxos de comunicação;Ótima organização e atenção aos detalhes;Contínua disposição e interesse de aprender e desenvolver-se;Excelente capacidade de comunicação a nível escrito e oral, análise e apresentação, nos idiomas requeridos;Autossuficiente, orientado para a resolução de problemas, capaz de pensar fora da caixa e de mobilizar pessoas;Capacidade de ouvir, ter empatia e ser flexível; O que você fará: A pessoa Assistente Administrativa da Gestão da Informação integra a equipe de Information Management (IM), oferecendo suporte administrativo de alto nível e garantindo o secretariado geral da Delegação Regional em Brasília. Entre as suas atribuições, estão o apoio logístico e administrativo para as ações do departamento de Gestão da Informação e a função de ponto focal para organização de eventos de departamentos que não contam com apoio administrativo, em coordenação com outras áreas envolvidas. Além disso, prestará suporte na disseminação das normas gerais do CICV sobre a Gestão da Informação, sob supervisão da pessoa Assistente Executiva e da Gestão da Delegação.Principais responsabilidades:Sob a supervisão e orientação do/a Assistente Executivo/a, a pessoa Assistente Administrativa (IM) terá as seguintes responsabilidades e tarefas: Gestão de informações e secretariado:Desempenhar tarefas de secretariado geral da DR, como preparação de apresentações, confecção de documentos e correspondências, gerenciamento de ligações e e-mails; bem como a atualização de calendários e apoio geral;Em apoio à pessoa Assistente Executiva, garantir que todos os documentos eletrônicos recebidos na Caixa Postal geral sejam devidamente distribuídos ao destinatário apropriado e em tempo hábil;Organizar e supervisionar a utilização do conjunto de ferramentas colaborativas de referência (ex: Team Space) e bases de dados: no suporte, na estruturação, na formação, estabelecimento de regras e em sua fiscalização, entre outros;Atualizar as informações gerais destas ferramentas colaborativas e manter os colaboradores atualizados;Informar regularmente no boletim do suporte sobre novos desenvolvimentos, garantindo que os usuários estejam cientes dessas ferramentas e de seus recursos;Quando necessário e solicitado, realizar briefings para novas pessoas empregadas residentes ou móveis sobre as ferramentas colaborativas de referência e bases de dados, bem como sobre o fluxo de informação da Delegação, entre outras.Receber e enviar correspondências e malas diplomáticas (sede e campo), bem como distribuir correspondências da Delegação.Quando solicitado, atuará como ponto focal dos departamentos que não contam com apoio administrativo, para a organização de eventos desses departamentos, executando atividades logísticas e administrativas dos eventos, como seminários, oficinas, palestras, entre outros.Apoiar nas questões administrativas junto aos coordenadores das áreas para assegurar o respeito aos procedimentos da Delegação para este fim.Apoiar os coordenadores no contato com os participantes dos eventos para uma melhor gestão com os setores de Welcome, Administração e Logística no que se diz respeito à compra de passagens, hospedagens e apoio aos participantes antes, durante e após os eventos.Ser referência dos pontos focais na DR para rotinas de protocolo (fórmulas de tratamento epistolar), correspondência e identidade visual, além de: verificar a redação, gramática, ortografia e uso adequado de templates ou identidade visual; consultar e promover o Manual de Correspondência Institucional e fiscalizar a sua aplicação por todos os colaboradores; propor soluções em casos de contradições entre normas e práticas locais; garantir que toda a correspondência que saia da DR seja validada por pessoa qualificada e aplicar estas normas de acordo ao Guia de Representatividade da Delegação;conhecer as regras relativas às assinaturas, aplicá-las e promovê-las.Apoiar na preparação de procedimentos para a organização e troca de informações entre sites (entre a delegação e subsites);Ser responsável pela atualização e manutenção das pastas do departamento IM e, em apoio a pessoa Assistente Executiva, atualizar e monitorar o Team Space (estrutura, pastas, documentos, metadados etc.) de Brasília (BRA);Ter ciência das atividades, prioridades e desafios da Delegação, bem como da situação nacional e internacional relacionada;Sob a coordenação da pessoa Assistente Executiva, filtrar informações e atribuir prioridades.Conhecer os objetivos da Delegação e conhecer o Movimento Internacional da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho e outros atores relevantes para o cargo, bem como manter-se atualizado/a sobre a composição e estrutura do Governo/Estado.Atualizar os organogramas e as listas de sua responsabilidade e garantir que sejam atualizadas pelos departamentos.Manter-se atualizado/a com chegadas e saídas de delegados móveis, residentes e atualizar as listas relacionadas.Apoiar atualização da base de dados da gestão e garantir que exista uma rede ativa de contatos profissionais úteis para o CICV.Treinamento e suporte - áreas de especializaçãoOrganizar regularmente treinamentos e workshops para os pontos focais sobre temas relacionados à gestão da informação;Apoiar na organização de seminários e workshops sobre Gestão da Informação a nível nacional sobre os temas relacionados;Treinar e supervisionar os pontos focais, garantindo que conheçam e apliquem os procedimentos relacionados.Fornecer suporte geral sobre as ferramentas e procedimentos do CICV do Departamento de IM.Manter seus conhecimentos e habilidades atualizados em relação à tecnologia comum (MS office, Outlook, Skype e Teams, Lotus Notes, intranet, entre outros.).Trabalhar em coordenação com o departamento de TI para questões relativas ao gerenciamento de informações.Assegurar o respeito aos procedimentos apropriados para proteger, usar e armazenar materiais sensíveis (selos, papel timbrado com o logotipo do CICV, entre outros).Garantir que papéis timbrados, cartões de visita, envelopes e demais materiais atendem aos requisitos de identidade visual aplicáveis.Ser responsável por manter, atualizar e organizar as publicações e materiais de divulgação do departamento de IM.Outras responsabilidades:Em apoio à pessoa Assistente Executiva, gerenciará no AIM Cockpit os perfis de RBRA e fará os devidos seguimentos com o Service Now quando necessário;Informar proativamente sobre projetos e desenvolvimentos IM e apoiar na implementação desses projetos (e programas associados) na DR ou em subsites;Organizar arquivos atuais e intermediários e dar suporte aos usuários com o Mail Filer;Participar na divulgação de políticas, orientações e diretivas do departamento e participar em grupos de trabalho, se necessário;Na gestão de mudanças e na atualização de ferramentas colaborativas, garantir suporte aos usuários quando houver alterações nas ferramentas de trabalho (mensagens, telefonia, arquivos etc.) e garantir o acompanhamento, quando necessário;Realizar missões aos escritórios para fortalecer os pontos focais, aconselhar na gestão da informação, verificar arquivos físicos, ministrar formação aos usuários (informações, gestão, uso de ferramentas institucionais, entre outros.);Quando necessário, participar de reuniões e acompanhamento da alta gestão na execução de decisões e estratégias, tomando notas e apoiando no que for necessário;Auxiliar na organização de recepções e outros eventos, utilizando-se dos protocolos institucionais, apoiando a pessoa Assistente Executiva na organização de visitas de alto nível (doadores ou interlocutores).Apoiar na compilação e preenchimento de relatórios e documentos (relatórios, atas de reuniões etc.).A pedido da pessoa Assistente Executiva, apoiar durante o processo de Plan for Results e Monitoring for Results.