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Responsabilidades da Oportunidade A Pessoa Coordenadora Administrativa será responsável pela gestão das operações administrativas da organização, assegurando a eficiência e funcionalidade de todos os processos relacionados ao escritório e ao suporte às equipes.
Além de executar tarefas operacionais, será responsável por desenvolver e implementar melhorias contínuas nas rotinas e fluxos de trabalho, colaborando diretamente com a liderança e demais áreas da organização para otimizar o uso de recursos e garantir o suporte necessário para o bom andamento das atividades.
A atuação equilibrará a gestão e a operação do dia a dia, proporcionando à organização a estrutura administrativa necessária para cumprir sua missão na área de educação.
Principais Responsabilidades: Coordenação das Rotinas Administrativas : Gerir o fluxo de correspondências, incluindo o recebimento, registro e distribuição adequada; Administrar o uso das salas de reunião, organizando reservas e o empréstimo eventual a organizações parceiras; Cadastrar e gerenciar o acesso de colaboradores ao escritório e estacionamento, garantindo controle e segurança.
Gestão de Facilities : Supervisionar serviços de copa, limpeza e manutenção do escritório, assegurando a funcionalidade e o bem-estar do ambiente; Coordenar pequenas manutenções e outras necessidades estruturais do espaço; Compras e Gestão de Materiais : Realizar a compra de materiais de expediente e ativos, pesquisando fornecedores, solicitando cotações e negociando melhores condições; Gerir o estoque de materiais de escritório, garantindo a disponibilidade de itens essenciais; Estabelecer e manter interface com as áreas solicitantes, garantindo que as necessidades sejam atendidas de forma eficaz.
Apoio ao Departamento Pessoal : Auxiliar nas rotinas de folha de pagamento, realizando lançamentos e conferências de informações trabalhistas, garantindo que todos os dados estejam corretos e atualizados; Apoiar na gestão de benefícios, incluindo compras, inclusões e exclusões; Manter interface constante com o escritório terceirizado de contabilidade e a área financeira interna para assegurar a conformidade e exatidão nas informações repassadas para fechamento de folha e outras rotinas de departamento pessoal.
Requisitos Formação superior em Administração e/ou áreas correlatas; Experiência prévia em gestão administrativa; Habilidade para realizar multitarefas e gerenciar diversas responsabilidades operacionais simultaneamente; Excelentes habilidades de comunicação e capacidade de interagir com diferentes públicos, internos e externos; Conhecimento de rotinas de folha de pagamento e interface com áreas financeiras e contábeis; Conhecimento em gestão de facilities e compras.