Atividades e Responsabilidades
Atendimento ao ClienteReceber e atender visitantes, clientes e fornecedores, garantindo um atendimento cordial e profissional.Encaminhar visitantes para os departamentos e pessoas corretas.Atender e direcionar ligações telefônicas, anotar recados e fornecer informações básicas sobre a empresa.Gestão de CorrespondênciasReceber, separar e encaminhar correspondências e encomendas para os setores internos.Organizar o envio de documentos e pacotes para clientes e fornecedores, quando necessário.Organização e Suporte AdministrativoManter a recepção organizada e assegurar que materiais de escritório e formulários estejam disponíveis.Auxiliar nas atividades administrativas, como agendamento de reuniões, reserva de salas e apoio em eventos internos.Gerenciar a agenda de compromissos, reuniões e visitas.Controle de AcessoControlar o acesso de pessoas externas, registrando entradas e saídas quando necessário.Garantir a segurança e a privacidade dos visitantes e colaboradores da empresa.Gestão e Controle do Arquivo InativoOrganizar e manter o
arquivo inativo
de documentos da empresa, garantindo que estejam devidamente identificados, classificados e armazenados.Desenvolver e aplicar procedimentos para
arquivamento, consulta e retirada
de documentos do arquivo inativo.Atualizar periodicamente o inventário de documentos arquivados e garantir que materiais obsoletos sejam descartados de forma adequada, seguindo as políticas de retenção e descarte de documentos da empresa.Qualificações Necessárias
Formação e ExperiênciaEnsino médio completo; desejável curso técnico ou superior em áreas como Administração, Secretariado ou afins.Experiência prévia como recepcionista, assistente administrativa ou função similar.Familiaridade com
sistemas de gestão de arquivos
e procedimentos administrativos será um diferencial.Habilidades e CompetênciasOrganização e Atenção aos Detalhes
: Essencial para a gestão de documentos e para manter a recepção em ordem.Boa Comunicação Verbal e Escrita
: Capacidade de interagir de forma clara e educada com colaboradores e visitantes.Proatividade e Flexibilidade
: Ser capaz de lidar com diferentes tarefas e priorizar atividades diárias.Conhecimentos em Informática
: Habilidade em utilizar programas de e-mail, pacotes de escritório (Word, Excel) e sistemas de gestão documental.Discrição e Confidencialidade
: Manter a privacidade e segurança das informações e documentos geridos.Outros RequisitosCapacidade de resolver problemas
de forma rápida e eficiente.Pontualidade
e comprometimento com os horários estabelecidos pela empresa.