Atividades e Responsabilidades
Atendimento ao Cliente
Receber e atender visitantes, clientes e fornecedores, garantindo um atendimento cordial e profissional.
Encaminhar visitantes para os departamentos e pessoas corretas.
Atender e direcionar ligações telefônicas, anotar recados e fornecer informações básicas sobre a empresa.
Gestão de Correspondências
Receber, separar e encaminhar correspondências e encomendas para os setores internos.
Organizar o envio de documentos e pacotes para clientes e fornecedores, quando necessário.
Organização e Suporte Administrativo
Manter a recepção organizada e assegurar que materiais de escritório e formulários estejam disponíveis.
Auxiliar nas atividades administrativas, como agendamento de reuniões, reserva de salas e apoio em eventos internos.
Gerenciar a agenda de compromissos, reuniões e visitas.
Controle de Acesso
Controlar o acesso de pessoas externas, registrando entradas e saídas quando necessário.
Garantir a segurança e a privacidade dos visitantes e colaboradores da empresa.
Gestão e Controle do Arquivo Inativo
Organizar e manter o
arquivo inativo
de documentos da empresa, garantindo que estejam devidamente identificados, classificados e armazenados.
Desenvolver e aplicar procedimentos para
arquivamento, consulta e retirada
de documentos do arquivo inativo.
Atualizar periodicamente o inventário de documentos arquivados e garantir que materiais obsoletos sejam descartados de forma adequada, seguindo as políticas de retenção e descarte de documentos da empresa.
Qualificações Necessárias
Formação e Experiência
Ensino médio completo; desejável curso técnico ou superior em áreas como Administração, Secretariado ou afins.
Experiência prévia como recepcionista, assistente administrativa ou função similar.
Familiaridade com
sistemas de gestão de arquivos
e procedimentos administrativos será um diferencial.
Habilidades e Competências
Organização e Atenção aos Detalhes
: Essencial para a gestão de documentos e para manter a recepção em ordem.
Boa Comunicação Verbal e Escrita
: Capacidade de interagir de forma clara e educada com colaboradores e visitantes.
Proatividade e Flexibilidade
: Ser capaz de lidar com diferentes tarefas e priorizar atividades diárias.
Conhecimentos em Informática
: Habilidade em utilizar programas de e-mail, pacotes de escritório (Word, Excel) e sistemas de gestão documental.
Discrição e Confidencialidade
: Manter a privacidade e segurança das informações e documentos geridos.
Outros Requisitos
Capacidade de resolver problemas
de forma rápida e eficiente.
Pontualidade
e comprometimento com os horários estabelecidos pela empresa.