No cargo de Secretária Administrativa na Clínica Loop, é essencial que a pessoa combine habilidades administrativas e de atendimento ao público com o foco no ambiente da saúde mental infantil. Além de garantir o bom funcionamento das operações da clínica, a secretária deve estar atenta ao acolhimento de pacientes, famílias e equipe, criando um ambiente organizado e acolhedor. Proatividade, organização e uma compreensão dos processos da clínica são cruciais para o sucesso, assim como a capacidade de lidar com responsabilidades, desde questões financeiras até problemas operacionais do dia-dia. Responsabilidades 1. Gerenciamento de Agendas e Compromissos: Organizar e coordenar os compromissos dos profissionais da clínica, garantindo que as sessões com os pacientes sejam agendadas de maneira correta e que não haja conflitos de horários. Mitigar emergências e adaptações necessárias conforme a disponibilidade dos pacientes e das famílias. 2. Atendimento e Comunicação com Pacientes e Famílias: Ser o primeiro ponto de contato para famílias e pacientes. Atender de forma acolhedora e profissional, seja presencialmente, por telefone, Whatsapp ou por e-mail, respondendo de maneira célere os responsáveis pelos pacientes. Encaminhar as famílias para os profissionais adequados e garantir que as comunicações sejam claras e empáticas. Faz-se necessário a escrita compreensível dentro das normas da língua portuguesa. 3. Elaboração e Gerenciamento de Documentos: Manter documentos sensíveis sobre pacientes, laudos, relatórios de evolução e prontuários médicos organizados e acessíveis somente aos profissionais autorizados. Garantir que a documentação esteja sempre atualizada e arquivada corretamente. 4. Suporte Logístico e Administrativo: Assegurar que a clínica esteja equipada com materiais médicos, terapêuticos e de escritório, além de organizar e coordenar a logística de eventos e sessões. 5. Manutenção de Sistemas de Arquivamento: Desenvolver e manter sistemas de arquivamento físicos e digitais para assegurar que as informações sensíveis sobre os pacientes estejam organizadas, seguras e de fácil acesso para os profissionais autorizados. 6. Assistência na Preparação de Relatórios e Planilhas: Auxiliar na compilação de dados para relatórios gerenciais e financeiros. Desenvolver planilhas detalhadas que forneçam suporte à gestão financeira e administrativa da clínica, com foco no controle do fluxo de caixa e gestão de receitas e despesas. 7. Coordenação de Processos Internos da Clínica: Aprender os processos específicos de uma clínica de saúde mental infantil e garantir que tudo funcione de maneira organizada. Isso inclui abrir chamados operacionais, realizar solicitações de compras e resolver problemas operacionais de maneira eficiente para manter o ambiente funcionando sem interrupções. 8. Gestão de Caixa e Controle Financeiro: Manter e controlar o caixa da clínica, incluindo a gestão de pagamentos, recebimentos e faturamento de consultas. Manter registros financeiros precisos em planilhas e sistemas, garantindo clareza e transparência nas transações. Qualificações 1. Competências de Comunicação Oral e Escrita: Excelentes habilidades de comunicação são essenciais, com uma abordagem empática ao lidar com pacientes, famílias e a equipe clínica. Saber explicar procedimentos administrativos e financeiros de maneira clara e com sensibilidade para o contexto da saúde mental infantil. 2. Organização e Gestão do Tempo: Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente, priorizando emergências e demandas complexas. A secretária deve manter o ambiente organizado para garantir que as operações da clínica fluam sem problemas. 3. Formação Acadêmica: Diploma em Administração, Secretariado, Contabilidade ou áreas correlatas. Experiência ou conhecimento em saúde mental, ou psicologia infantil é um diferencial. 4. Experiência Profissional: Experiência prévia em funções administrativas ou de suporte executivo, preferencialmente em clínicas de saúde ou ambientes relacionados ao atendimento infantil. 5. Habilidade com Planilhas e Ferramentas de Escritório: Domínio do pacote Microsoft Office, com ênfase em Excel, para a criação e manutenção de planilhas de controle financeiro e organizacional. 6. Competências em Gestão Financeira: Experiência em controle de caixa, gestão de contas a pagar e a receber, além de uma boa compreensão dos processos financeiros de uma clínica, garantindo a precisão e clareza das transações. 7. Capacidade de Aprender e Executar Processos Operacionais: A secretária precisa ser capaz de aprender rapidamente os processos internos da clínica e executar todas as tarefas necessárias para manter o funcionamento eficiente, desde resolver problemas operacionais até realizar compras e manutenções. 8. Discrição e Confidencialidade: Como o trabalho envolve informações sensíveis sobre pacientes, a capacidade de manter a confidencialidade é um requisito indispensável.
