As responsabilidades e deveres desta posição são as seguintes:
Cumprimentar os clientes quando eles chegarem a clínica, confirmar se estão agendados e efetuar os preparativos para o atendimento. Atender o telefone em tempo hábil, cumprimentar os clientes, dizer o nome, o nome da empresa e perguntar em que pode ajudá-los. Criar e gerenciar sistemas de arquivamento digitais e impressos para todos os pacientes. Receber, categorizar e registrar todas as demandas do dia-a-dia em um único local no sistema, com o nome da demanda, quem solicitou, dia da solicitação, situação atual da solução e data que foi solucionada, providenciar a solução para cada demanda e dar retorno ao final de cada dia das demandas que foram resolvidas, as que não foram e o que precisa ser feito para resolvê-las. Para esta posição, iremos selecionar as pessoas que tenham as seguintes qualificações:
Cursando ou formação em administração ou secretariado ou alguma faculdade ou experiência equivalente. Experiência como secretaria executiva ou assistente administrativo em ambientes que a qualidade do atendimento ao cliente é um dos pilares mais importantes do negócio. Se comunicar com os pacientes de forma amistosa, olhando para eles, se apresentando e se colocando à disposição para que os pacientesse sentam confortáveis e acolhidos para falarem das necessidades deles. Gerenciar várias atividades que acontecem de forma simultânea e que precisam ser tratadas de forma diferentes com prioridades diferentes. Ter capacidade de gerenciar o stress das várias demandas onde todos querem que suas necessidades sejam atendidas e todos precisam ficar felizes. Ter experiência com o tempo de resposta curto que precisa ser dado para os pacientes se sentirem atendidos em suas demandas. Necessário ter experiência com organização das informações para garantir que as informações dos clientes não fiquem desatualizadas. Conhecimento de planilhas, como Excel ou Empresa importante planilha, documentos de processamento de texto, como Word ou Empresa importante docs e de apresentação, como PowerPoint ou Empresa importante apresentação. Capacidade de criar sistema de arquivamento organizado físico e digital. Competências excepcionais de serviço ao cliente e postura profissional ao telefone. Experiência em sistemas de gerenciamento de clientes, como dados pessoais, agendamento de consultas, serviços oferecidos. Experiência com emissão de nota fiscal, cobrança dos clientes que não pagaram nas datas previstas. Experiência com emissão de relatórios em planilhas. Atitude positiva, querer sempre aprender, principalmente os temas ligados a novas tecnologias, desejo e vontade de superar suas metas e indiscutível ética de trabalho.
