As funções de um assistente pessoal, embora personalizáveis, englobam um conjunto de competências e responsabilidades essenciais para otimizar a gestão do tempo e das atividades do contratante.
A natureza da função exige organização e proatividade na execução de tarefas administrativas, de comunicação e de logística.
Salário: 2.000 mensal, contrato semestral.
Treinamento de 7 dias no primeiro mês, remunerado, com bônus de 1.000.
Dentre as atribuições rotineiras, destacam-se: Gestão de agenda e compromissos: Compreende o agendamento e organização de reuniões, conferências e eventos, além do gerenciamento de tarefas e prazos, com o objetivo de assegurar o cumprimento da agenda do empregador.
Gerenciamento de comunicação: Abrange a triagem e resposta de e-mails, o atendimento telefônico e a organização de correspondências, otimizando o fluxo de informações e garantindo a comunicação eficiente com stakeholders.
Organização de viagens e deslocamentos: Inclui a reserva de passagens aéreas e acomodações, a elaboração de roteiros e itinerários, e a organização de toda a logística envolvida em viagens a serviço ou particulares.
Suporte administrativo: Engloba a redação e formatação de documentos, a organização e arquivamento de arquivos físicos e digitais, a realização de pesquisas e a sistematização de informações relevantes para o empregador.
Assessoria em assuntos financeiros: Compreende o pagamento de contas, o controle de despesas, a organização de recibos e comprovantes, e o auxílio na gestão do orçamento pessoal ou familiar.
Assistência em demandas pessoais: Inclui o acompanhamento em eventos sociais e profissionais, a organização de compromissos particulares, a realização de compras e a contratação de serviços, conforme as necessidades do contratante.
Competências essenciais para o exercício da função: Organização e gestão do tempo: Habilidade para lidar com múltiplas tarefas e demandas simultaneamente, priorizando atividades e cumprindo prazos com eficiência.
Comunicação interpessoal e escrita: Capacidade de se comunicar de forma clara, concisa e profissional, tanto na interação verbal quanto na redação de documentos e correspondências.
Discrição e confidencialidade: Imprescindível para lidar com informações sensíveis e preservar a privacidade do empregador.
Proatividade e antecipação de necessidades: Capacidade de identificar e solucionar problemas, antecipar necessidades e tomar iniciativa na execução de tarefas.
Flexibilidade e adaptabilidade: Habilidade para lidar com situações imprevistas, ajustar-se a mudanças e manter a eficiência em ambientes dinâmicos.
Domínio de ferramentas tecnológicas: Conhecimento e aptidão para utilizar softwares de gestão, plataformas online e ferramentas de comunicação digital.
A atuação do assistente pessoal se molda às particularidades de cada indivíduo ou organização, demandando versatilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas do contratante.