Área e especialização profissional: Administração - Administração Geral Nível hierárquico: Analista Local de trabalho: Campina Grande, PB Regime de contratação de tipo Efetivo – CLT Jornada Período Integral Estamos procurando um(a) secretário(a) executivo(a) para ajudar a Diretoria da empresa no gerenciamento de sua rotina. Para fazer bem este trabalho, estamos buscando um(a) profissional que seja organizado(a), responsável, tenha iniciativa e saiba resolver problemas com autonomia. O principal objetivo de uma pessoa que trabalha como Secretária Executiva é economizar tempo da gestora ou gestor, para que consigam realizar a maior quantidade de tarefas possível sem se perder no cronograma. Em última análise, seu trabalho será parte integrante de nossos esforços para garantir aumento da eficiência e produtividade da Diretoria, bem como um atendimento de qualidade aos clientes e parceiros que se relacionam diretamente com nossos diretores. Principais atividades e responsabilidades Organizar a agenda da diretoria, garantindo que não haja conflitos entre os compromissos e considerando fatores como tempo de deslocamento entre um evento e outro. Controlar o fluxo de reuniões, sendo responsável por agendá-las, checar a disponibilidade dos participantes, bem como contornar imprevistos relacionados. Esquematizar trâmites de viagens, reservando passagens e hospedagem, montando a agenda de compromissos e controlando questões financeiras, como reembolsos e comprovantes de pagamento. Oferecer suporte aos diretores em eventos, organizando materiais. Prestar atendimento telefônico aos clientes e parceiros, anotando recados e transferindo chamadas importantes. Realizar a gestão de contas a pagar dos executivos, tanto de ordem profissional quanto pessoal. Tornar o dia a dia da pessoa executiva mais produtivo; Garantir o cumprimento dos horários e atividades; Fazer a gestão de facilities, ou seja, fazer a compra e cotação de equipamentos e materiais; Atender pessoas. Despacho e conferência de documentos; Organização de arquivos; Realização de atas; O que buscamos? Pré-requisitos Ensino superior completo; Experiência prévia como assistente executivo(a) e/ou assistente administrativo(a); Bons conhecimentos em Excel, Word e Google Calendar. Habilidades Excelente capacidade de comunicação escrita e verbal; Capacidade de lidar com diversas tarefas simultâneas; Agilidade para resolução de conflitos de agendas; Bons conhecimentos de controle financeiro. Desejável Disponibilidade para início imediato; Disponibilidade para eventuais viagens; Residir na cidade.
